理事会の時間短縮について

多くの管理組合の理事会が毎月1～2か月に1回という頻度で行われていますが、2時間～3時間、場合によっては数時間にもおよぶ理事会もあるようです。

長い会議は、集中力も続きませんし、理事の負担が重くなりますので2時間以内を目標として理事会を行うようにしたいものです。

そこで今回は、理事会の時間を短縮するために何をすべきかを検討してみたいと思います。 会議を効率よく行うための基本はビジネスもマンションの理事会も同じですが、理事会ならではの難しさもあります。

まず、基本となるポイントは、次の3点です。

　1.　あらかじめ理事会の開催通知を行うこと。
　　　事前に議案を提示することで理事が事前に準備や検討ができます。
　2.　単なる報告に必要以上の時間を費やさないこと。
　3.　各テーマについて議論する場合もあらかじめ時間制限を設けておくこと。
　　　結論が出そうにないときは切り上げることも必要です。

そして、さらに出席者に次のことを禁止しておくとよいでしょう。

　1.　過去の話の繰り返し
　2.　堂々巡りの議論
　3.　できない理由の説明に時間を費やす

この3つを禁止しておくだけで会議の時間はだいぶ短縮できるはずです。

そしてもう一つは、時間になったら遅刻者がいても開始することです。 管理規約に定めた出席者数に達していて理事会として成立することが前提ですが、時間どおりにはじめないと「多少遅れても」という意識が芽生えてしまい時間の管理にルーズになってしまいます。

これらのことを実践すれば、少なくとも多少は効率よくなるはずです。

しかし、ここまでは従来の理事会を効率よくするだけですので、それだけでは時間短縮には限界があります。

そこで、理事会の場でなければできないことと、そうでないものを分けて考えて、会議のやり方を変えるのです。

まず、報告事項については、事前に資料を配布するなどほかの方法があれば、必ずしも理事会の場でなくてもよさそうです。

検討事項については、理事会の場で初めてテーマを知らされその場で考えて意見を述べるような方法では、テーマについて考える時間が必要で理事の人数が多い場合など時間がかかる原因となります。 もし、あらかじめテーマを通知しておいて各テーマに各理事がどのような意見なのかを出してもらうことができれば、理事会の場では意見の最終的な摺合せと採決だけで済むことになります。

つまり、事前に報告を済ませ、検討事項についてはあらかじめ通知して意見を出してもらうことができれば、理事会はだいぶ短くなるのです。

では、具体的にどうするかですが、やはりインターネットの活用が決め手だと思います。 インターネットの活用に消極的な方もいると思いますが、パソコンや携帯の普及率を考えると活用しない理由は見当たりません。

では、インターネットをどのように活用すればいいかを考えてみましょう。

インターネットの活用で最初に思いつくのはメールだと思います。メールは多くの方が利用できると思いますし便利ですが、「見ていない」・「届いていない」という言い訳ができる点や、複数人での情報共有が慣れないと難しいという欠点があります。

ホームページを利用する方法もありますが、更新等が容易ではありませんし、情報の管理が難しい面もあります。

その点、マンションの管理組合専用に開発されたWEBシステムを利用すれば管理組合で必要な機能があらかじめ用意されていますので、非常に便利です。

そこで、当社が無料で提供している「マンボー」というシステムでご説明します。

マンボーは、マンションの管理組合専用のシステムですから操作が簡単ですし理事会の招集、連絡事項の報告はもちろん、検討事項についても専用掲示板内で意見交換もできます。

WEB上で意見交換というとそれだけで難しいと思われる方がいるかもしれませんが、実際、老若男女を問わず利用者が増えているツイッターでは、面識のない方々と文字だけで意見を交わすことができるわけですから、よほど複雑な問題でない限り各理事の意見を書き込んでもらい、簡単な意見交換は十分できると思います。

つまり、次のようにマンボーというシステムを活用すればいいわけです。

1.　理事会の開催通知をマンボーで行う。
2.　各担当理事からの報告事項は事前にマンボーに書き込み理事全員に通知する。
　　　他の理事の報告に質問がある場合には、質問を投稿する。
3.　検討事項も事前にマンボーに書き込み、各理事は事前に読んで意見があれば投稿する。
　　　他の理事の投稿に意見があれば再投稿する。

これらの投稿はすべて記録が残りますので、議事録作成においても役立ちますし、無責任な発言も減り結論が出るまでの経過が明確になります。

理事会当日は、マンボーに書き込まれた意見に基づいて報告事項については確認を行い、検討事項についてはあらかじめ出ている意見をベースに時間を決めて議論し採決を行う。そうすることで、理事会は短時間で終わらせることができるようになります。

つまり、理事会の運営について旧態依然としたやり方を単に引き継ぐだけでなく、改革することで時間短縮は実現できるのです。