書庫の活用について

マンボーの機能でぜひ使っていただきたいのが「書庫」です。

管理規約や議事録、各種手続きに必要な申請書類、図面などをそれぞれ専用の書棚を設けて管理することができます。

紙に印刷したものをきちんとファイリングして管理している管理組合も多いと思いますが、その場合、収納しているキャビネットのカギの管理の問題もあり、ただ厳重に保管されているだけになっているのではないでしょうか。

パソコンが普及し多くの人がインターネットを利用している現代では、書類を手書きで作成する人はほとんどないと思います。
せっかくデジタルデータがあるのに、わざわざ紙に印刷してファイリングしなければならない書類はかなり限定されるのです。
署名捺印があるような書類でもスキャンした画像データやPDF形式のファイルにすれば保存できます。

ワードやエクセルなどで作成した書類のデータをそのまま保管しておくことで、必要な時にいつでも印刷することができます。
データがあれば、簡単に修正できるので、同じような書類を作るときにまた一から打ち直しということもなくなります。

また、以前は理事の引き継ぎに何冊ものファイルを受け渡すのは仕方がなかったと思いますが、デジタルで管理することでファイルの受け渡しを最小限にすることができるのです。

つまり、書類をデジタルデータで管理することは、単に保管するだけでなく有効に活用できるなどメリットが多いのです。

さらに、デジタルデータにした書類をマンボーの書庫に保管しておけば、居住者が必要に応じて自由に印刷もできるので、全戸分印刷して配布する必要がなくなる場合もあり配布の手間とコスト削減にもなるのです。

マンボーの書庫は、自由に書棚を作成することができますし、それぞれの書棚は、誰でも閲覧できるようにも書庫管理者だけが閲覧できるようにも設定できます。

マンボーの管理者の中で書庫管理の権限が付与されている方であれば、簡単に書棚を作成し利用することができるのでぜひお試しください。