マンボーのコミュニティ機能

マンボーのコミュニティは、管理者が登録したメンバーだけの専用の掲示板です。

登録されたメンバーでなければ掲示板を閲覧することはできませんので、一般住民に公開される掲示板と異なり、メンバーだけの忌憚のない意見交換を行うことができます。

特に、理事だけをメンバーとして登録した理事専用のコニュニティは、ほとんどの管理組合で利用されています。

大規模なマンションだと、理事が20名以上ということも珍しくありません。 そこまで大人数なくても、理事が意見交換と情報共有をタイムリーかつ確実に行うのはなかなか難しいものです。

国土交通省の平成25年度マンション総合調査結果によれば、理事会の開催は「月に1回程度開催している」が48.5%と最も多く、次いで「2ヶ月に1回程度開催している」が20.7%となっています。

つまり、この数字からするとほとんどの管理組合で理事が実際に顔を合わせる機会は月に1回かそれ以下ということです。
理事会用のコミュニティを利用すれば、次の理事会を待つことなく、いつでも意見交換と情報共有が可能になるのです。

もちろん、理事会用のコミュニティだけでなく、「大規模修繕や長期修繕計画に関する委員会」、「規約・細則の制定や見直しに関する委員会」、「防災に関する委員会」などマンション内で組織される委員会やクラブなど必要なコミュニティを管理者が必要に応じて自由に作成することができます。
「ペットクラブ」、「オートバイクラブ」などのコミュニティを作成しているマンションもあります。

投稿は文字だけでなく、関連資料としてワードやエクセルのデータ、PDFや画像データなどを様々なデータを添付することもできます。

コメントを投稿した際に、他のメンバーに投稿したことを知らせるメールを送信することもできます。

投稿は時系列でコミュニティの掲示板に表示され、誰がどんな投稿をして、どのような経緯で物事が決定されたのかプロセスが残ります。

文字を入力して投稿できないときのために、[賛成！]、[反対！]、[了解！]、[ありがとう]、[確認済]のスタンプ画像が用意されていますので、ワンクリックで意思表示ができるのも便利です。

　　　　　　　　

コミュニティの使い方ですが、特に難しいことはありません。

アカウント管理の権限設定でコニュニティ管理が選択されている管理者だけが新しいコミュニティを追加したり、コミュニティへのメンバーの追加や削除ができます。
管理者メニューの中にコミュニティ管理があれば権限があることになります。

コミュニティ管理の権限を有する管理者としてログインし、管理者メニューのコミュニティ管理を選択します。
コミュニティ管理の画面が表示され、既に登録されているコミュニティはドロップダウンリストに表示されます。
新しいコミュニティを作成するときは、[追加]ボタンをクリックし、コミュニティ名と説明を入力し[登録]ボタンをクリックします。
コミュニティ名は、メンバーの管理者メニューに表示されますので、「〇〇〇委員会」などとしてください。
[登録]ボタンをクリックするとコミュニティ管理の画面に戻りますので、コミュニティのリストから先ほど追加したコミュニティを選択します。
少しすると画面の下にリストが表示されますので、メンバーを選択してください。
ここまでの作業は、コミュニティ管理の権限を有する管理者だけが行うことができます。

次に、コミュニティのメンバーならできる新しい議題を追加（トピックを追加）する方法です。
トピックを追加したいコミュニティのトピック一覧画面で[トピックを作成する]ボタンをクリックします。
トピック作成画面に切り替わりますので、トピックのタイトルと内容を入力し、必要に応じて添付資料がある場合は、ファイル1～3にファイルを指定します。
タイトルは、トピック一覧にそのまま表示されますので、トピックの内容がわかる簡潔明瞭な文字列としましょう。
[メールを送信する]のチェックボックスは、チェックして[登録]をクリックすると、コミュニティのメンバーでメールアドレスを登録している方にお知らせメールが送信されます。
お知らせメールを送信する必要のないときは、[メールを送信する]のチェックボックスをチェックする必要はありません。

最後に、既存のトピックにコメントする方法です。
トピック一覧の画面でコメントするトピックを選択します。
[賛成！]、[反対！]、[了解！]、[ありがとう]、[確認済]のボタンをクリックするだけでも意思表示できますが、自分の意見を投稿するときは[コメントする]のボタンをクリックします。
コメント内容を入力するエリアが表示され、ファイルも3つまで添付することができますので[コメントを書き込む]ボタンをクリックしてください。
[メールを送信する]のチェックボックスをチェックして[コメントを書き込む]ボタンをクリックするとコミュニティのメンバーでメールアドレスを登録している方にお知らせメールが送信されます。

どんなコミュニティを作成し、誰をメンバーにしてどのように活用するかはそれぞれのマンション管理組合にゆだねられています。

理事会の開催前に議題や資料を掲載し、理事の方々にあらかじめ目を通してくるようにすれば理事会も効率よくなるのは間違いありません。

ぜひ、お試しください。

マンション管理組合専用WEBシステム「マンボー」
http://mansion-board.com/