運営会社概要

1.はじめに

この提案書は、当社が運営管理し無料でマンション管理組合に提供しているインターネットを活用したマンションの掲示板システム「マンボー」の導入をご検討いただくための資料です。

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2.マンボーについて(主な機能)

マンボーは、多くのマンションでエレベータホールや郵便ポスト周辺に設置されている掲示板のインターネット版です。
インターネット掲示板というといたずらの書き込みなどが心配ですが、マンボーは関係者以外アクセスできない安全なシステムです。
居住者が利用できる機能は、掲示板の閲覧、意見箱への投稿、お住まいのガイド閲覧、お住まいに関する各種相談、スケジュール閲覧、工事スケジュール閲覧、書庫の閲覧、コミュニティへの参加で誰でも簡単に使える操作性も魅力です。

2.1. 機能説明

マンボーの主機能は、8種類です。
マンボーを利用する方と利用しない方との受益格差が生じる施設の予約等の機能はありません。

掲示板
意見箱
お住まいガイド
各種ご相談
スケジュール
工事スケジュール
書庫
コミュニティ

2.1.1. 掲示板
管理組合が既存の掲示板に掲載している内容をインターネットに掲載することで、居住者が携帯電話やパソコンから掲示板の内容をいつでもどこでも確認できるようになります。
管理権限者が掲示板に投稿する際に、公開時間の指定や、メールでのお知らせを行うかなどの設定ができ、ワードやエクセル、PDFや画像などのファイルを添付することもできます。
さらに、複数の棟に建物が分かれている場合に、掲示板に情報を登録する際、棟を指定することが出来ます。もちろん、全ての棟に閲覧できるように掲示することも出来ます。
また、理事会の招集など管理権限のある方だけが閲覧できる投稿も出来、そのまま意見箱で意見交換を行うことが出来ますので、理事会の時間短縮にもつながります。
もちろん、管理権限者だけが投稿できますので、いたずら等の心配がありません。 もうひとつ便利な機能として、お知らせメール機能があります。
掲示板の情報の中には、締切日や期間が限られたものなどがあります。そのような期日や期限を忘れることがないように自分で自分宛にお知らせメールを送信することが出来るようになりました。前日や当日など自由に日時を設定することが出来ます。
2.1.2. 意見箱
居住者が管理組合に携帯電話やパソコンからいつでも意見を投稿することができます。
投稿には自動的に部屋番号が通知されますので匿名での投稿はできません。
また、投稿された内容は管理組合の理事など管理権限者のみが閲覧できる掲示板に表示され一般の居住者が投稿内容を見ることはできません。
さらに、管理権限者は閲覧だけでなく投稿された内容についてコメントを書き込むことができますので投稿された内容について管理権限者間であらかじめ意見交換することができ、理事会の時間短縮にもつながります。
意見箱は、マンボーの利用申込み時にその旨ご連絡いただけば、意見箱の機能を停止することができます。 ただし、タブの意見箱という表示は残ります。
2.1.3. お住まいガイド
ゴミ出しのルールや管理人さんの勤務時間など日常生活で必要なルールを掲示しておけば、いちいち規約などを確認しなくても済むようになります。
画像を表示することや、PDF等のファイルをリンクすることが出来ます。
画像ファイルは、そのままページに表示され、PDF等のファイルはリンクとして表示されます。各種規約などを登録する際に便利な機能です。

尚、ガイドへの投稿ならびに編集は、管理権限者のみ行うことができます。
2.1.4. 各種ご相談
リフォーム、ハウスクリーニング、水回りのトラブル、鍵のトラブルなどの相談窓口です。
利用開始の時点では、準備中の表示になりますが、管理会社やマンションの所在地を営業エリアとする会社の中から、マンボーのサービスにご協力いただけるしっかりとした会社をパートナーとして選定し順次掲載します。

各種ご相談は、居住者と掲載各社とのホットラインでパートナー会社に個人情報を非公開のまま直接問い合わせが出来るようになっています。
具体的には、マンボーに用意されたパートナー会社専用の掲示板に問い合わせが投稿され、その投稿についてパートナー会社の担当者が直接回答するという仕組みです。
相談内容は、投稿した居住者とパートナー会社の担当者以外は閲覧できませんし、他の方がどのような相談をしているかも居住者は閲覧できません。
基本的な相談をして、回答に納得できれば連絡先などをパートナー会社に知らせて次の段階の打ち合わせに進めればいいので安心です。
2.1.5. スケジュール
マンションで行われるスケジュールを管理するための機能です。
スケジュールを登録しておけば、パソコンでどこからでも閲覧することができるようになりますので、非常に便利です。
スケジュールの登録は、管理者権限が必要となり、閲覧は全ての居住者が可能です。
同じ日にいくつでも予定を追加出来ますし、祝祭日も表示されているので分かりやすく便利です。
2.1.6. 工事専用スケジュール
分譲マンションは、通常10年から12年に一度大規模修繕工事を行います。
30年から35年目には大規模な設備工事が必要ですし、その他にも、エレベーターや機械式駐車場などの工事もあるでしょう。
そうした数日~数か月間におよぶような工事が実施される場合、マンションの住民の生活にも様々な影響があります。
たとえば、大規模修繕工事期間中は、外壁には足場が掛けられて、シートで覆われます。メッシュタイプのシートでも風通しが悪く、日差しもさえぎられます。
塗装工事や吹付工事などの際には窓を開けることができなかったり、ベランダに工事関係者が立ち入ることもあるでしょう。
ベランダに置いてあるプランターや物置などをどこかに移動させる必要がありますし、洗濯物を干すことができない日もあります。ベランダに出てはいけない時もあるでしょう。
そのため一般的に工事期間中は、各戸に毎日のように工事予定の紙が配布され、ロビーや掲示板に工事スケジュール(工程表)が貼り出されることが多いと思います。

つまり、工事が始まってから終わるまでの間は、「今日、どのような工事が行われて、どのような制限があるのか?」という直近の情報と「足場のシートがいつごろ外れるのか?」というような何週間か先の予定に関する情報が必要になってくるのです。

マンボーの工事スケジュールは、大規模修繕工事等の工事の期間中だけ表示される工事専用のスケジュール(カレンダー)で、通常のスケジュールとは別に表示され現場監督等の工事管理者が日々の工事内容をスケジュールに書き込めるようになっています。

これにより、居住者は、パソコンや携帯でどこからでも工事のスケジュールを確認できるようになり、「洗濯物が干せるのか?」とか「ベランダへの工事関係者の立ち入りがあるのか?」など工事の状況をいつでも知ることができるようになるのです。
2.1.7. 書庫
マンションには、理事会等の議事録、各種規約、申請書類、竣工図等様々な書類があります。
これらの書類は通常紙で管理されていると思いますが、管理が大変です。
書庫機能は、そうした書類をPDFなどのデータにしたものをマンボーのサーバーで管理するもので、「書棚」を作って分類してわかりやすく管理することができます。
書庫に管理されている書類は、いつでも閲覧することができますので、利用価値も高く、理事の引継ぎの手間も少なくできます。
2.1.8. コミュニティ
マンションには、長期修繕委員会、防災委員会、ペットクラブなど様々なコミュニティが形成される場合があります。
この機能は、そうしたコミュニティに参加しているメンバー専用の掲示板を設置するもので、メンバー同士の情報交換がインターネットを利用して行えますので、非常に便利だと思います。

2.2. 各機能の管理権限

マンボーの各機能の管理権限について説明します。

2.2.1. 管理権限
マンボーの各機能は、それぞれ管理権限が分かれています。
一般居住者は、初期設定では一般閲覧権限のみ与えられていますので、意見箱への投稿を除けば、掲示板やスケジュールなどを閲覧することができるだけです。
それに対して、管理権限を持った管理権限者は、掲示板への書き込み、意見箱の閲覧、ユーザーアカウントの管理、コミュニティや書棚の設置等の様々な管理を行うことができます。
管理権限は、通常は管理組合の理事の方々に与えられますが、管理会社や管理員、自治会長などに与えることもできます。
2.2.2. 権限設定
マンボーの各機能には、それぞれ管理権限を設定することができます。
理事の方々の役割分担に応じて各機能の権限を与えることができますし、管理会社や管理員に掲示板管理の権限を与えて、議事録などの投稿を任せることもできます。
設定できる管理権限は、次の通りです。
  1. アカウント管理
  2. 掲示板管理
  3. 意見箱を見る
  4. お住まいガイド管理
  5. スケジュール管理
  6. コミュニティ管理
  7. 書庫管理
  8. 工事期間管理
  9. 工事スケジュール登録
  10. 一般閲覧

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3.なぜマンション掲示板『マンボー』なのか

無料で使用できるマンション専用インターネット掲示板

マンション管理組合の運営状況、管理組合の活動状況、住民へのお知らせなど、個々のマンションにある掲示板をいちいち立ち止まって見るのは不便。インターネットを通じていつでも閲覧できるようになればもっと便利という、シンプルな発想から生まれたシステムがマンション掲示板『マンボー』です。
パソコンや携帯電話があれば、いつでもどこからでも情報を確認できるシステムは、住民がマンション情報を知る機会を確実に増やすことになり、マンション管理意識の向上にもつながります。
管理組合と居住者間の情報交流が盛んで、管理の目が行き届いているマンションは管理体制のしっかりしたマンションとしてマンション全体の資産価値を高めることにもなるのです。

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4.マンション掲示板『マンボー』のメリット

個人情報を預からないから安心

マンションに関する多くの情報を共有するということは、個人の情報も広く知れ渡ってしまうのではないかという心配もあるかと思いますが、マンボーでは、部屋番号を登録し、パスワードを取得すると、すぐに使えるシステムで、お名前など個人情報を預からない仕組みとなっています。
メールアドレスの登録は任意で、登録した場合でもシステムの内部でメール送信処理に使用するだけですので他の居住者はもちろん管理者や第三者が目にすることはありません。

4.1. 24時間利用可能

普段仕事で外出がちな方、子育て中でゆっくり時間がとれない方など、好きな時間にいつでも掲示内容を閲覧でき、管理組合に意見を投稿できるのは、まさにインターネット専用掲示板「マンボー」のなせる業です。

4.2. 携帯でも利用可能

マンボーは、パソコンだけでなく携帯電話でも利用することが出来ます。マンボーのシステムにメールアドレスを登録(登録は任意)しておけば掲示板への新しい投稿があった場合(管理者がメール送信を選択した場合)や、うっかり防止のための期限を知らせるお知らせメールなどが携帯電話に届きます。
もちろん、意見箱への投稿なども携帯電話から可能です。

4.3 だれでも使いやすい

マンション情報をパソコンや携帯電話で見ることができるといっても、パソコンを使いなれている人もいれば、そうでない人もいます。そこで、マンボーは、複雑なパソコン設定を大幅に省略し、簡単に操作できるようにしました。また、パソコンをお持ちでない方や、外出先から閲覧することが多い方などは携帯電話でも使用できます。これも多くの方が利用する場面を想定して、全ての人が使い勝手のよいシステムでなければいけないという点を一番に掲げているからです。

4.4. 費用は無料

パソコンや携帯電話が普及し多くの方がインターネットを使えるとは言っても、まだ、100%ではありません。ご年配の方などは若年層に比べてどうしてもインターネットの利用に抵抗がある方も多くなります。
管理費の中から受益格差の生じるサービスに支出するということは、たとえ小額であったとしても住民全体での意見調整を必要としますし、導入にも時間を要します。 マンボーは、非常に便利なシステムで、多くの方にご利用いただきたいとの思いから開発したシステムですので、できるだけスムーズな導入をしていただくために無料という結論になったのです。
設定費用、運用費用全て一切の費用はかかりませんし、将来的に有料化することもありませんので、安心してご利用下さい。

4.5. 理事会の時間短縮

マンボーでは、意見箱という投稿欄を設け、住民の方からの投稿がしやすい環境を整えております。そのためこれまで紙に書いて投稿する方法では、よほどのことでなければ投稿しなかった住民の方の意見を聞くことができ、早期の問題解決は、住民のストレス低減になります。
さらに、意見箱に投稿された内容は、管理権限のある方々がサイト上で閲覧し、あらかじめ意見交換したうえで理事会に臨むことで理事会の時間の大幅短縮にもつながります。

4.6. 経費削減

マンボーでは、紙の資料が必要かどうかを居住者が選択できます。
今まで紙で配布していた理事会の議事録やお知らせを、電子化してサーバーからいつでもダウンロードできますので必ずしも紙の配布が必要ではなくなるのです。紙の配布と電子化とを共用することで、従来に比べ紙の印刷物が大幅に低減しコスト削減につながります。

4.7. システム専門の会社が提供

マンボーは、インターネットマーケテイングを中心にシステム開発やホームページ制作を行っている当社が行っています。
そのため、マンボーのシステムは、弊社の社内で全て開発しており、皆様からのご要望によるシステム改良なども容易に行うことが出来ます。
さらに、当社が、建築不動産関係やマンション管理などを手がける会社と無関係で、この業界に対してニュートラルなポジションであることもこうしたサービスを検討していただくための大切な要素です。
大規模修繕や管理会社の変更などの際に、関係を気にする必要はありません。

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5. なぜ、無料なのか

マンボーのサービスは、企業からの広告により運営されています。マンション居住者の方々に、サービスや商品をPRしたい企業や団体が、このサイトに出稿するため、当サイトの各ページに各企業からの広告が入ります。広告主となる企業は、マンションの生活者にとって有益なサービスや商品、情報を提供している法人となります。
さらに、広告はあくまでマンボーをご利用いただく方の邪魔にならないように考慮しています。

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6. サポート

マンボーは、「誰でもできるだけ簡単に利用できる」ということを大切にしています。
そのため、操作も簡単で、一般の居住者の方が掲示板を閲覧する場合や、意見箱に投稿することでサポートが必要になることはそれほどないと思われます。
管理者の方の操作がわからない場合などは専用フォームがありますので、そちらに必要事項を入力してお送りいただくか、電話でお問い合わせいただけば担当者が対応いたします。

サポートの時間は、下記の通りです。
平日(月曜~金曜)。但し、祝祭日、年末年始、夏季休業を除きます。
午前10時~午後6時

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7. お申し込み方法

マンボーの申込み手続きは簡単です。難しい手続きは一切ありません。
理事会での最終的な導入が決定していない検討段階でも、お申し込みいただいて、理事の方々だけで実際に使用して全ての機能を確認していただくことが出来ます。
お試しいただいて、十分に検討いただいた後に一般の居住者の方にお知らせして、本格導入という手順がとれるのもマンボーの特徴です。
万一、試用して本格導入に至らなかった場合でも一切費用がかかるようなことはありません。

詳しくは、下記のページをご覧下さい。
http://mansion-board.com/flow.php

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8. 問い合わせ先

マンボーに関するお問い合わせは、下記のとおりです。
ニュースビット株式会社
〒104-0032 東京都中央区八丁堀1-4-5 川村八重洲ビル8F
電話番号 03-3537-6228 FAX 03-3537-6218
メールアドレス : info@newsbit.co.jp
ホームページ : http://www.newsbit.co.jp

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